După declararea stării de urgență în România, prin Decretul Prezidențial nr. 195/2020 (Decretul Prezidențial), din ce în ce mai multe măsuri drastice au fost adoptate de guvern, pentru a preveni răspândirea COVID-19. În acest context, Autoritatea de Supraveghere Financiară (ASF) a aprobat, la data de 8 aprilie 2020, Regulamentul nr. 5/2020 pentru adoptarea unor măsuri referitoare la desfășurarea adunărilor generale ale emitenților pe perioada existenței stării de urgență generate de Covid-19 (Regulamentul 5/2020), care este de așteptat să intre în curând în vigoare, odată ce acesta va fi publicat în Monitorul Oficial.
Acest regulament a fost așteptat cu interes de către emitenți, în contextul apropierii rapide a datei la care aprobarea obligatorie a situațiilor financiare anuale urmează să aibă loc.
Regulamentul 5/2020 va fi aplicabil pe întreaga durată a stării de urgență.
1. Entitățile vizate și aplicabilitatea
- Entitățile vizate. Noile cerințe se vor aplica în contextul organizării adunărilor generale ale acționarilor (AGA) emitenților (i) ale căror sedii sociale sunt situate în România și (ii) ale căror acțiuni sunt admise la tranzacționare pe o piață reglementată (e.g., segmentul de piață principal administrat de Bursa de Valori București (BVB)) sau în cadrul unui sistem multilateral de tranzacționare (e.g., piața AeRO).
- Aplicabilitatea. Regulamentul 5/2020 va fi aplicabil pentru acele AGA în legătură cu care termenele-limită de transmitere către emitent a împuternicirilor/ buletinelor de vot prin corespondență vor fi ulterioare cu cel puțin patru (4) zile lucrătoare datei de intrare în vigoare a Regulamentului 5/2020.
- În cazul AGA deja convocate, reconvocarea sau republicarea convocatoarelor nu vor fi necesare, însă vor trebui respectate restricțiile detaliate în secțiunea 3 de mai jos, cu ocazia desfășurării AGA.
2. Obligațiile emitenților pre-AGA
De principiu, emitenții care intră în domeniul de aplicare al Regulamentului 5/2020 trebuie să asigure organizarea corespunzătoare a AGA, fără încălcarea legislației aplicabile, precum și cu respectarea actelor normative recente având o natură excepțională (e.g., Decretul Președințial, diversele ordonanțe militare etc.).
În acest sens, următoarele măsuri (fără limitare la acestea) vor trebui respectate de către emitenți, în procesul de organizare a AGA:
- Publicarea de rapoarte curente (care se vor comunica și către ASF și BVB) pe website-urile emitenților, cuprinzând recomandări către acționari în sensul utilizării mijloacelor electronice (și în sensul evitării utilizării, în măsura în care este posibil, a poștei sau a serviciilor de curierat), atunci când acționează pentru exercitarea drepturilor legate de AGA, e.g., (i) când consultă materiale aferente AGA respective; (ii) când propun noi puncte pentru ordinea de zi și când formulează întrebări despre AGA; (iii) când transmit împuterniciri și (iv) când votează (se va prevedea expres că, de preferință, voturile vor fi transmise prin e-mail); și
- Publicarea de rapoarte curente (care se vor comunica și către ASF și BVB) pe website-urile emitenților, cuprinzând informări cu privire la: (i) posibilitatea emitenților de a aplica restricțiile în vigoare la data AGA, cu privire la numărul de participanți la evenimente desfășurate în spații închise, în funcție de deciziile exprese ale autorităților competente, precum și (ii) un avertisment explicit în sensul că participarea la evenimente/ întruniri publice desfășurate în spații închise, în condițiile impuse de autorități la data AGA, va expune participanții la o potențială contaminare cu SARS-CoV-2 și că emitentul/ conducerea acestuia nu pot fi ținuți răspunzători pentru acest risc.
3. Votul prin corespondență sau prin utilizarea de mijloace electronice
La momentul actual, având în vedere restricțiile existente în contextul pandemiei COVID-19, emitenții trebuie să asigure posibilitatea ca AGA să fie ținute exclusiv prin utilizarea votului prin corespondență sau prin utilizarea de mijloace electronice. Totuși, prezența fizică este permisă doar dacă AGA pot fi ținute cu respectarea restricțiilor existente, impuse de autorități la data AGA (de exemplu, numărul de participanți prezenți să fie inferior numărului maxim de persoane autorizate să participe la întruniri în spații închise, spațiul destinat desfășurării AGA să permită respectarea măsurilor de distanțare socială etc.).
Regulamentul 5/2020 prevede în plus că, dacă autoritățile vor emite decizii cuprinzând restricții exprese referitoare la organizarea AGA prin prezența fizică, atunci, organizarea AGA prin utilizarea votului prin corespondență și prin exprimarea voturilor prin mijloace electronice (dacă emitentul utilizează aceste din urmă mijloace, potrivit legii) va fi obligatorie în toate cazurile.
- În această din urmă situație, emitenții trebuie să publice pe website-ul propriu, cu cel puțin trei (3) zile lucrătoare anterior datelor limită pentru transmiterea împuternicirilor/ buletinelor de vot prin corespondență, un raport curent (care va fi comunicat și către ASF și BVB) în cadrul căruia se va preciza faptul că AGA respectivă nu se poate desfășura prin prezența fizică. Regulamentul 5/2020 nu reglementează totuși situația tranzitorie în care măsurile care determină prezența fizică să fie imposibilă sunt aprobate înăuntrul termenului-limită de trei (3) zile lucrătoare.
4. Concluzii
ASF urmărește limitarea prezenței fizice în cadrul AGA, iar acest rezultat va fi, cel mai probabil, atins într-o măsură semnificativă.
Cu toate acestea, în contextul măsurilor aprobate, emitenții vor trebui să se supună unor obligații de raportare suplimentare, potrivit celor de mai sus.
În plus, Regulamentul 5/2020 încă nu adresează diverse întrebări tehnice cu privire la anumite probleme, printre care: (i) care va fi regimul aplicabil emitenților de alte instrumente financiare, având în vedere că Regulamentul 5/2020 are în vedere doar emitenții de acțiuni (e.g., adunările deținătorilor de obligațiuni)? (ii) mai este aplicabilă obligația persoanelor din management de a fi prezente la adunări? (iii) care va fi abordarea vizavi de cerința numirii dintre acționari a unui secretar de ședință, dacă niciunul dintre acționari nu va fi prezent? (iv) în funcție de potențiale noi măsuri ale autorităților, va exista o flexibilitate a termenului de aprobare a situațiilor financiare anuale? etc.
*Această ePublicație este furnizată de Radu Tărăcilă Pădurari Retevoescu SCA în scop exclusiv de informare și nu reprezintă asistență juridică sau o ofertă pentru acordarea de asistență juridică. Distribuirea acestui document nu dă naștere unei relații avocat-client. În cazul în care doriți să solicitați asistență juridică cu privire la oricare dintre aspectele analizate în acest document, vă rugăm să vă adresați persoanei obișnuite de contact în cadrul Radu Tărăcilă Pădurari Retevoescu SCA la +40 31 405 7777.
