În contextul stării de urgență declarate în România, au fost adoptate numeroase restricții cu privire la circulația populației. Societățile au început deja să-și adapteze modelele de business la noile realități sociale, însă procesele interne de adoptare a deciziilor de către acestea, procese care implică adesea reuniuni cu mai multe persoane, au fost afectate, având în vedere că legislația în vigoare nu prevedea suficiente modalități alternative de desfășurare a unor astfel de reuniuni.
La data de 7 mai 2020, Guvernul României a aprobat Ordonanța de Urgență nr. 62/2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare (OUG), publicată în Monitorul Oficial nr. 372 din data de 8 mai 2020. OUG reglementează diverse măsuri temporare pentru desfășurarea adunărilor generale ale acționarilor/ asociaților (AGA), precum și a reuniunilor organelor colegiale statutare (de management), fără a necesita interacțiuni fizice. Acestea vor înlocui și/sau completa temporar anumite prevederi din Legea societăților nr. 31/1990 (Legea Societăților).
Societățile listate, emitenții de obligațiuni admise la tranzacționare și orice alte entități din domeniul de aplicare a Legii nr. 24/2017 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață sunt excluse expres de la aplicarea OUG.
RTPR, asemenea altor entități și organizații importante din România (e.g., AMCHAM, CDR, CECCAR, CAFR, Fondul Proprietatea, SIF Moldova, Nuclearelectrica, ASF, BVB etc.), s-a implicat în mod activ în procesul de îmbunătățire a versiunii inițiale a proiectului OUG, prin unele propuneri efectuate și împărtășirea propriei expertize.
- Căror entități li se aplică noile reguli și pentru cât timp?
Noile reguli prevăzute de OUG se aplică tuturor societăților reglementate de Legea Societăților (e.g., S.A.-uri, S.R.L.-uri etc).
Următoarele categorii de reuniuni intră în domeniul său de aplicare:
- AGA convocată înainte de intrarea în vigoare a OUG, dar care urmează să se desfășoare pe durata stării de urgență;
- AGA convocată după intrarea în vigoare a OUG și întrunită pe durata stării de urgență;
- AGA convocată pe durata stării de urgență și întrunită după încetarea stării de urgență;
- AGA convocată și întrunită în termen de două (2) luni după încetarea stării de urgență; și
- Reuniunile organelor colegiale statutare (de management) care au loc atât pe durata stării de urgență, cât și în primele 30 de zile după încetarea stării de urgență.
Regulile instituite cu privire la AGA sunt aplicabile și adunărilor deținătorilor de obligațiuni.
- Convocarea AGA
Care sunt modalitățile care pot fi folosite?
Organul competent poate convoca AGA prin:
- orice mijloace de comunicare la distanță sau o combinație a acestora, i.e., scrisoare recomandată, curier, scrisoare electronică având încorporată semnătură electronică extinsă, telefax sau orice alte mijloace care asigură transmiterea textului; sau
- publicarea convocatorului în Monitorul Oficial, precum și într-un ziar de largă răspândire din localitatea în care se află sediul social al societății, potrivit dispozițiilor existente din Legea Societăților în cazul societăților pe acțiuni.
Este publicarea convocatorului pe website-ul societății obligatorie?
Da, convocatorul trebuie publicat pe website-ul societății dacă acesta există și, daca va fi cazul, pe website-uri adresate anumitor tipuri de societăți. În plus, convocatorul va fi transmis asociaților/ acționarilor prin e-mail, dacă adresele acestora de e-mail sunt cunoscute de societate.
Cum vor fi transmise asociaților/ acționarilor documentele/ informațiile înainte de AGA?
Orice informații și documente relevante cu privire la punctele de pe ordinea de zi care trebuie transmise înainte de AGA (e.g., situații financiare, rapoarte anuale, etc.) vor fi disponibile prin publicare pe website-ul societății.
Dacă societatea nu are website, informațiile/ documentele vor fi transmise prin e-mail sau, în cele din urmă, dacă transmiterea prin e-mail nu este posibilă, la cererea acționarilor/ asociaților, acestea vor fi transmise prin poștă sau curier (pe cheltuiala societății).
Dispoziții speciale cu privire la modificarea convocatorului
- Orice modificări ale ordinii de zi vor fi comunicate acționarilor/ asociaților prin utilizarea acelorași mijloace și cu respectarea acelorași cerințe pentru convocarea AGA prevăzute de OUG;
- În cazul AGA convocate înainte de intrarea în vigoare a OUG, dar care urmează să aibă loc pe durata stării de urgență, organul statutar competent va informa asociații/ acționarii, cu cel puțin cinci (5) zile înainte de data AGA, cu privire la procedura pentru desfășurarea AGA și pentru exprimarea voturilor, prin utilizarea modalităților prevăzute de OUG pentru convocarea AGA;
- În caz de motive temeinice care țin de împrejurările excepționale ca urmare a măsurilor luate de autorități pentru prevenirea COVID-19, organul competent va putea modifica data și/sau ora și/sau locul de desfășurare a AGA și va informa acționarii/ asociații despre această modificare cu cel puțin cinci (5) zile înainte de data AGA, precum și cu privire la procedura de desfășurare a AGA și pentru exprimarea voturilor, prin utilizarea mijloacelor prevăzute de OUG pentru convocarea AGA; data de referință nu va fi afectată de asemenea schimbări cu privire la data AGA, iar procurile și buletinele de vot deja trimise rămân valabile, cu excepția cazurilor în care sunt trimise procuri/buletine de vot noi;
- modificările cu privire la data, ora, locul sau procedura de desfășurare a AGA și de exprimare a voturilor nu dau naștere obligației de a relua formalitățile de convocare și nu reprezintă cauză de nulitate a hotărârii AGA;
- convocarea poate fi revocată dacă AGA convocată anterior intrării în vigoare a OUG nu poate fi desfășurată în conformitate cu OUG sau la sediile societăților potrivit Legii Societăților, dar fără a încălca măsurile de prevenție a răspândirii COVID-19.
- Procedura de desfășurare a AGA
Care sunt modalitățile care pot fi utilizate?
Alături de prezența fizică obișnuită, OUG permite desfășurarea AGA și exclusiv prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare la distanță, în măsura îndeplinirii anumitor cerințe tehnice (e.g., compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un număr cât mai mare de sisteme de operare și conectarea cu rețele publice fixe sau mobile de comunicații electronice), chiar și în cazul în care actele constitutive ale societăților interzic expres utilizarea acestor modalități.
Aceste modalități pot fi utilizate separat sau împreună.
Ce se întâmplă în situația în care pe ordinea de zi sunt puncte în legătură cu care votul secret este obligatoriu?
În astfel de cazuri, organul statutar care are competența de a convoca AGA va asigura respectarea caracterului secret al voturilor exprimate, mai puțin față de persoanele având responsabilități cu privire la numărarea și validarea voturilor.
Când, unde și prin ce modalități vor fi depuse procurile?
Procurile pentru reprezentarea în AGA vor fi trimise astfel încât să ajungă la societate înainte de data AGA. Acestea vor fi depuse la locul indicat în convocator, prin (i) scrisoare recomandată, (ii) poștă, (iii) curier, sau (iv) e-mail, în cazul scrisorilor electronice având încorporate semnături electronice extinse.
Derogări cu privire la AGA desfășurate prin corespondență
- anumite prevederi din Legea Societăților care se aplică doar în cazul prezenței fizice a acționarilor/ asociaților sau a managementului (e.g., cu privire la deschiderea AGA și secretarii acesteia etc.) nu se vor aplica în cazul AGA ținută exclusiv prin corespondență; participarea managementului nu mai este cerută pentru acest tip de AGA;
- voturile exprimate prin corespondență vor fi transmise societății înainte de data AGA prin (i) scrisoare recomandată, (ii) poștă, (iii) curier sau (iv) scrisoare electronică având încorporată semnătură electronică extinsă.
Care va fi persoana responsabilă cu redactarea și semnarea procesului-verbal al AGA?
Procesul-verbal al AGA va fi redactat și semnat de (i) președintele consiliului de administrație/ administratorul având puteri de reprezentare/ președintele directoratului sau, în caz de imposibilitate a acestora de a-și îndeplini funcțiile, de o persoană împuternicită în acest sens, și (ii) de reprezentantul legal al societății, și (iii) în măsura în care va fi posibil, de secretarul ședinței numit în conformitate cu actul constitutiv al societății sau, dacă nu va fi posibil, de un angajat al societății numit în calitate de secretar tehnic al AGA.
Referirea de mai sus la secretarul de ședință nu se aplică în cazul AGA desfășurată exclusiv prin corespondență.
Care va fi persoana responsabilă cu redactarea și semnarea hotărârii AGA?
Hotărârea AGA va fi redactată și semnată cu semnătură olografă sau semnătură electronică extinsă de către președintele consiliului de administrație/ administratorul având puteri de reprezentare sau președintele directoratului sau, în caz de imposibilitate a acestora de a-și îndeplini funcțiile, de o persoană împuternicită în acest sens.
- Imposibilitatea anulării
AGA care au avut loc pe durata stării de urgență, dar înainte de intrarea în vigoare a OUG și care au fost desfășurate, cu acordul tuturor acționarilor/ asociaților, prin utilizarea procedurilor prevăzute de OUG nu pot fi anulate pentru nerespectarea prevederilor cu privire la desfășurare și exercitare a dreptului de vot.
Exprimarea voturilor în cadrul AGA care au avut loc potrivit paragrafului de mai sus reprezintă acord tacit cu privire la procedura de desfășurare a acestora.
- Noul termen de întrunire a AGA anuale
- termenul prevăzut de Legea Societăților pentru desfășurarea AGA ordinare anuale ale S.A.-urilor se amână până la 31 iulie 2020;
- până la data prevăzută mai sus, organul statutar competent de a convoca AGA în cazul în care din situațiile financiare anuale reiese faptul că activele nete au scăzut sub pragul de ½ din capitalul social subscris nu este ținut de această obligație.
- Ședințele organelor statutare colegiale (de management)
Ședințele organelor colegiale statutare (de management) pot avea loc prin utilizarea mijloacelor electronice de comunicare la distanță, indiferent de ordinea de zi a acestora, sub condiția îndeplinirii anumitor criterii tehnice prevăzute de OUG.
*Această ePublicație este furnizată de Radu Tărăcilă Pădurari Retevoescu SCA în scop exclusiv de informare și nu reprezintă asistență juridică sau o ofertă pentru acordarea de asistență juridică. Distribuirea acestui document nu dă naștere unei relații avocat-client. În cazul în care doriți să solicitați asistență juridică cu privire la oricare dintre aspectele analizate în acest document, vă rugăm să vă adresați persoanei obișnuite de contact în cadrul Radu Tărăcilă Pădurari Retevoescu SCA la +40 31 405 7777.
