After the state of emergency has been declared in Romania by Presidential Decree No. 195/2020 (the Presidential Decree), an increasing number of drastic measures have been taken by the government, with a view to prevent the spread of the COVID-19. In this context, the Romanian Financial Supervisory Authority (the FSA) approved on 8 April 2020 Regulation No. 5/2020 for the establishment of measures regarding the organisation of general meetings of shareholders of issuers during the emergency state generated by Covid-19 (Regulation 5/2020) which is expected to shortly enter into force, when published in the Official Gazette.
This regulation was highly expected by issuers in the context of the fast approaching date for the mandatory approval of the annual financial statements.
Regulation 5/2020 shall be applicable for the entire duration of the emergency state.
1. Concerned entities and applicability
- Concerned entities. The new requirements shall apply in the context of organising general meetings of shareholders (GMSs) of issuers (i) having their registered offices in Romania and (ii) having their shares traded on a regulated market (e.g., the main market operated by the Bucharest Stock Exchange (BSE)) or on a multilateral trading facility (e.g., the AeRO market).
- Applicability. Regulation 5/2020 shall be applicable to those GMSs for which the deadline for submission with the issuer of powers-of-attorney/ ballots for voting by correspondence falls at least four (4) business days after Regulation 5/2020’s entry into force.
- For GMSs which have already been convened, re-convening or republishing the convening notices will not be required, but when holding such GMSs the restrictions detailed in section 3 below must also be observed.
2. Issuers’ pre-GMS obligations
As a matter of principle, issuers falling under the scope of Regulation 5/2020 are required to ensure the proper organisation of GMSs, without any breach of the applicable legislation, while at the same time complying with the recent normative acts of an exceptional nature (e.g., the Presidential Decree, the various military ordinances, etc.).
To this end, the following (without limitation to such) measures must be complied with by issuers in the process of organising the GMSs:
- Publishing current reports (to be also communicated to FSA and BSE) on the issuers’ websites containing recommendations for shareholders to use electronic means (and avoid, to the extent possible, the use of mail or courier services) when acting with a view to exercise their rights in respect of GMSs, e.g., (i) when consulting documents related to the respective GMS; (ii) when proposing new items to be included on the agenda; when asking questions regarding the relevant GMS; (iii) when submitting powers-of-attorney or (iv) when voting (it shall be expressly stated therein that, preferably, votes shall be cast by e-mail); and
- Publishing current reports (to be also communicated to FSA and BSE) on the issuers’ websites containing disclaimers regarding: (i) the possibility for issuers to apply restrictions in force at the date of the GMS, regarding the number of participants to events within closed premises upon express decisions of the competent authorities, as well as (ii) an explicit warning that participation to events/ public gatherings within closed premises, subject to the conditions imposed by the authorities at the time of the GMS, will expose participants to a potential contamination with SARS-CoV-2 and that the issuer/ its management cannot be held liable for such risk.
3. Vote by correspondence or through use of electronic means
At this stage, considering the existing restrictions in the context of the COVID-19 outbreak, issuers must ensure the possibility of GMSs to be held exclusively by use of the vote by correspondence or through use of electronic means. However, physical presence is only permitted if the GMS can be held with the observance of the existing restrictions imposed by authorities at the time of the GMS (e.g., the number of present participants not to be higher than the maximum number permitted for indoor gatherings, the space of the GMS to allow observance of the social distancing measures, etc.).
What Regulation 5/2020 further provides is that, should authorities issue decisions for express restriction of holding GMSs by physical presence, holding GMSs by way of using the vote by correspondence and by casting the votes through electronic means (where the issuers has the latter in place, in accordance with the applicable legislation) becomes an obligation in all cases.
- In such latter situation, issuers must publish on their website with at least three (3) business days in advance of the deadline for submission with the issuer of the powers-of-attorney/ the ballots for voting by correspondence a current report (to be also communicated to FSA and BSE) stating that the respective GMSs cannot be held by physical presence. Regulation 5/2020 does not however regulate the transitory situation in which the measures rendering physical presence impossible are approved inside of the three (3) business days deadline.
4. Conclusions
The FSA aims at limiting physical presence during GMSs, which is something likely to be achieved to a significant extent.
However, in the context of the approved measures, issuers will have to comply with additional reporting obligations as per the above.
Also, Regulation 5/2020 still does not address several technical questions in relation to several issues, a few of which being (i) what will be the regime in respect of issuers of other financial instruments as Regulation 5/2020 only approaches issuers of shares (e.g., bondholder meetings)? (ii) is there still an obligation for management to attend meetings? (iii) how will the requirement of appointing a meeting secretary from within shareholders be treated in case no shareholder is present? (iv) depending on potential further measures from authorities, will there be any flexibility on the term for approving annual financial statements? etc.
*This ePublication is provided by Radu Taracila Padurari Retevoescu SCA and is for information purposes only. It does not constitute legal advice or an offer for legal services. The distribution of this document does not create an attorney−client relationship. If you require advice on any of the matters raised in this document, please call your usual contact at Radu Taracila Padurari Retevoescu SCA at +40 31 405 7777.
Societăți listate – adunările acționarilor pe durata stării de urgență
După declararea stării de urgență în România, prin Decretul Prezidențial nr. 195/2020 (Decretul Prezidențial), din ce în ce mai multe măsuri drastice au fost adoptate de guvern, pentru a preveni răspândirea COVID-19. În acest context, Autoritatea de Supraveghere Financiară (ASF) a aprobat, la data de 8 aprilie 2020, Regulamentul nr. 5/2020 pentru adoptarea unor măsuri referitoare la desfășurarea adunărilor generale ale emitenților pe perioada existenței stării de urgență generate de Covid-19 (Regulamentul 5/2020), care este de așteptat să intre în curând în vigoare, odată ce acesta va fi publicat în Monitorul Oficial.
Acest regulament a fost așteptat cu interes de către emitenți, în contextul apropierii rapide a datei la care aprobarea obligatorie a situațiilor financiare anuale urmează să aibă loc.
Regulamentul 5/2020 va fi aplicabil pe întreaga durată a stării de urgență.
1. Entitățile vizate și aplicabilitatea
- Entitățile vizate. Noile cerințe se vor aplica în contextul organizării adunărilor generale ale acționarilor (AGA) emitenților (i) ale căror sedii sociale sunt situate în România și (ii) ale căror acțiuni sunt admise la tranzacționare pe o piață reglementată (e.g., segmentul de piață principal administrat de Bursa de Valori București (BVB)) sau în cadrul unui sistem multilateral de tranzacționare (e.g., piața AeRO).
- Aplicabilitatea. Regulamentul 5/2020 va fi aplicabil pentru acele AGA în legătură cu care termenele-limită de transmitere către emitent a împuternicirilor/ buletinelor de vot prin corespondență vor fi ulterioare cu cel puțin patru (4) zile lucrătoare datei de intrare în vigoare a Regulamentului 5/2020.
- În cazul AGA deja convocate, reconvocarea sau republicarea convocatoarelor nu vor fi necesare, însă vor trebui respectate restricțiile detaliate în secțiunea 3 de mai jos, cu ocazia desfășurării AGA.
2. Obligațiile emitenților pre-AGA
De principiu, emitenții care intră în domeniul de aplicare al Regulamentului 5/2020 trebuie să asigure organizarea corespunzătoare a AGA, fără încălcarea legislației aplicabile, precum și cu respectarea actelor normative recente având o natură excepțională (e.g., Decretul Președințial, diversele ordonanțe militare etc.).
În acest sens, următoarele măsuri (fără limitare la acestea) vor trebui respectate de către emitenți, în procesul de organizare a AGA:
- Publicarea de rapoarte curente (care se vor comunica și către ASF și BVB) pe website-urile emitenților, cuprinzând recomandări către acționari în sensul utilizării mijloacelor electronice (și în sensul evitării utilizării, în măsura în care este posibil, a poștei sau a serviciilor de curierat), atunci când acționează pentru exercitarea drepturilor legate de AGA, e.g., (i) când consultă materiale aferente AGA respective; (ii) când propun noi puncte pentru ordinea de zi și când formulează întrebări despre AGA; (iii) când transmit împuterniciri și (iv) când votează (se va prevedea expres că, de preferință, voturile vor fi transmise prin e-mail); și
- Publicarea de rapoarte curente (care se vor comunica și către ASF și BVB) pe website-urile emitenților, cuprinzând informări cu privire la: (i) posibilitatea emitenților de a aplica restricțiile în vigoare la data AGA, cu privire la numărul de participanți la evenimente desfășurate în spații închise, în funcție de deciziile exprese ale autorităților competente, precum și (ii) un avertisment explicit în sensul că participarea la evenimente/ întruniri publice desfășurate în spații închise, în condițiile impuse de autorități la data AGA, va expune participanții la o potențială contaminare cu SARS-CoV-2 și că emitentul/ conducerea acestuia nu pot fi ținuți răspunzători pentru acest risc.
3. Votul prin corespondență sau prin utilizarea de mijloace electronice
La momentul actual, având în vedere restricțiile existente în contextul pandemiei COVID-19, emitenții trebuie să asigure posibilitatea ca AGA să fie ținute exclusiv prin utilizarea votului prin corespondență sau prin utilizarea de mijloace electronice. Totuși, prezența fizică este permisă doar dacă AGA pot fi ținute cu respectarea restricțiilor existente, impuse de autorități la data AGA (de exemplu, numărul de participanți prezenți să fie inferior numărului maxim de persoane autorizate să participe la întruniri în spații închise, spațiul destinat desfășurării AGA să permită respectarea măsurilor de distanțare socială etc.).
Regulamentul 5/2020 prevede în plus că, dacă autoritățile vor emite decizii cuprinzând restricții exprese referitoare la organizarea AGA prin prezența fizică, atunci, organizarea AGA prin utilizarea votului prin corespondență și prin exprimarea voturilor prin mijloace electronice (dacă emitentul utilizează aceste din urmă mijloace, potrivit legii) va fi obligatorie în toate cazurile.
- În această din urmă situație, emitenții trebuie să publice pe website-ul propriu, cu cel puțin trei (3) zile lucrătoare anterior datelor limită pentru transmiterea împuternicirilor/ buletinelor de vot prin corespondență, un raport curent (care va fi comunicat și către ASF și BVB) în cadrul căruia se va preciza faptul că AGA respectivă nu se poate desfășura prin prezența fizică. Regulamentul 5/2020 nu reglementează totuși situația tranzitorie în care măsurile care determină prezența fizică să fie imposibilă sunt aprobate înăuntrul termenului-limită de trei (3) zile lucrătoare.
4. Concluzii
ASF urmărește limitarea prezenței fizice în cadrul AGA, iar acest rezultat va fi, cel mai probabil, atins într-o măsură semnificativă.
Cu toate acestea, în contextul măsurilor aprobate, emitenții vor trebui să se supună unor obligații de raportare suplimentare, potrivit celor de mai sus.
În plus, Regulamentul 5/2020 încă nu adresează diverse întrebări tehnice cu privire la anumite probleme, printre care: (i) care va fi regimul aplicabil emitenților de alte instrumente financiare, având în vedere că Regulamentul 5/2020 are în vedere doar emitenții de acțiuni (e.g., adunările deținătorilor de obligațiuni)? (ii) mai este aplicabilă obligația persoanelor din management de a fi prezente la adunări? (iii) care va fi abordarea vizavi de cerința numirii dintre acționari a unui secretar de ședință, dacă niciunul dintre acționari nu va fi prezent? (iv) în funcție de potențiale noi măsuri ale autorităților, va exista o flexibilitate a termenului de aprobare a situațiilor financiare anuale? etc.
*Această ePublicație este furnizată de Radu Tărăcilă Pădurari Retevoescu SCA în scop exclusiv de informare și nu reprezintă asistență juridică sau o ofertă pentru acordarea de asistență juridică. Distribuirea acestui document nu dă naștere unei relații avocat-client. În cazul în care doriți să solicitați asistență juridică cu privire la oricare dintre aspectele analizate în acest document, vă rugăm să vă adresați persoanei obișnuite de contact în cadrul Radu Tărăcilă Pădurari Retevoescu SCA la +40 31 405 7777.
